Cómo atender por videollamada sin coordinar a mano

Si das consultoría, clases, coaching o sesiones por videollamada, el trabajo no termina cuando acaba la sesión. Antes hay que crear el enlace de Meet, poner el evento en el calendario, mirar que no choque con otra cosa y contestar al correo de quien pide hora. Cuando tu cliente está en otra zona horaria, cada cambio genera un mensaje más.

Esta guía propone cinco decisiones para que la reserva haga ese trabajo por ti: cómo vendes la sesión, cómo marcas que es online, cómo conectas tu calendario, en qué hora ve el cliente la sesión y qué pasa cuando alguien cancela tarde. Sirve para consultores, coaches, desarrolladores, psicólogas y profesores que venden sesiones online.

Al final, cada cliente elige una hora libre de tu calendario, recibe su confirmación y, si conectaste Google, un enlace de Meet que se crea al reservar. El enlace y la hora los pone la reserva, no tú. Para empezar, entra con tu correo o con Google.

Vende cada sesión como un servicio

Una sesión de 30 minutos y otra de 60 no son "una cita" genérica. Son dos servicios con nombre, duración y precio. Así el cliente elige lo que compra, y tú no tienes que explicar la duración en cada correo.

Reserrva empieza a los consultores con un servicio de 30 minutos y otro de 60. Cámbiales el nombre por el tuyo, pon tu precio o márcalos como gratis si no cobras por ellos. Si necesitas unos minutos entre sesiones para tomar notas, añade tiempo de limpieza al servicio desde Servicios, en el panel (la opción está dentro de cada servicio): el hueco siguiente no se ofrece hasta que ese margen pasa.

En Reserrva: servicios con duración, precio (o "Gratis") y tiempo de limpieza por servicio. Los cambios del catálogo no reescriben las citas pasadas. Para configurarlo, sigue la guía Crear tu página de reservas en Reserrva.

Marca tu negocio como online

Si tus sesiones son por videollamada, dilo en la modalidad del negocio. Con "online" la reserva no pide dirección, porque no hay sala donde presentarse. Lo que sí necesitas es una forma de contactar a quien reserva: para una sesión por videollamada, el correo es el que sirve. Puedes pedir solo el correo o el correo y el teléfono.

Hacerlo al principio evita la pregunta "¿cuál es la dirección?" que llega cuando alguien reserva algo que no tiene sitio físico.

En Reserrva: el negocio elige dónde atiende, en el local, a domicilio o por videollamada, y la página de reservas lo muestra. Quien reserva confirma con su nombre y el contacto que pide el negocio, sin crear una cuenta. Para el alta paso a paso, mira Crear tu página de reservas en Reserrva.

Conecta tu Google

Conectar tu cuenta de Google hace dos trabajos. El primero es el enlace: cada reserva por videollamada recibe un enlace de Google Meet. Se crea después de reservar, así que puede tardar un momento en aparecer en la confirmación. No hace falta que lo copies de ningún sitio.

El segundo es la agenda. La página descuenta de tus huecos las horas ocupadas de tu calendario principal de Google. Si tienes una reunión a las 11:00, esa hora no se ofrece a un cliente.

Hay dos límites que conviene conocer. La conexión es por profesional: si el propietario conecta su cuenta, no conecta la de las personas de su equipo, y cada una conecta la suya desde el panel. Y sin conexión no hay enlace que crear: la sesión se reserva, pero el Meet lo tendrás que crear tú.

En Reserrva: cada profesional conecta su cuenta de Google para crear enlaces de Google Meet en las reservas por videollamada, y la disponibilidad descuenta las horas ocupadas del calendario principal de ese profesional. Lo tienes resumido en la lista de funciones. Cada profesional la conecta desde su propio panel.

Deja que reserven en su hora

Una sesión con alguien en Madrid, Lima o Bogotá sale mejor cuando cada uno ve la hora en la suya. La página de reservas indica en qué zona horaria están sus horas, así que quien reserva no tiene que convertir nada ni preguntarte. Tu agenda sigue mostrándose en la hora de tu negocio.

La confirmación importa tanto como la hora. En las citas por videollamada, quien reserva recibe además un correo de confirmación. Así tiene la hora, el servicio y el enlace para gestionar la cita en su bandeja, no solo en la pantalla que acaba de cerrar.

En Reserrva: la confirmación aparece en pantalla al reservar, y en las citas por videollamada llega también un email de confirmación a la persona que reserva.

Pon un plazo para cancelar

Una hora de videollamada no se puede volver a vender si alguien cancela cinco minutos antes. El plazo de cancelación es la línea que lo evita: quien reserva puede cancelar desde el enlace de su confirmación hasta ese momento, y después ya no puede hacerlo por su cuenta.

Piensa en cuánto tiempo necesitas para volver a llenar una hora en tu caso y pon un plazo de cancelación de al menos ese tiempo. Junto a él, fija la antelación mínima: nadie debería poder reservar una sesión que empieza dentro de diez minutos.

En Reserrva: quien reserva cancela desde el enlace de su confirmación, antes del límite de cancelación que fija el negocio. El límite y la antelación mínima se fijan en los ajustes de tu negocio.

• ✓Cada sesión es un servicio con nombre, duración y precio, o está marcada como gratis.
• ✓La modalidad del negocio es online y pides el correo de quien reserva.
• ✓Tu cuenta de Google está conectada desde tu panel, y cada persona de tu equipo conectó la suya.
• ✓Has reservado una sesión de prueba desde otra ventana y te llegó la confirmación con el enlace de Meet.
• ✓El plazo para cancelar y la antelación mínima están fijados antes de publicar tu enlace.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que crear el enlace de Meet a mano?

Si conectaste tu cuenta de Google, no. Reserrva crea el enlace al reservar, y puede tardar un momento en aparecer en la confirmación. Sin conexión, no hay enlace que crear.

¿Qué pasa si mi equipo también atiende por videollamada?

Cada profesional conecta su propia cuenta de Google. Conectar la del propietario no conecta la de las demás personas del equipo.

¿Mis clientes necesitan una cuenta?

No. Reservan con su nombre y el contacto que pidas, sin registrarse.

¿Qué pasa con las citas ya reservadas si cambio mi precio?

Nada. Los cambios del catálogo no reescriben las citas pasadas: cada cita conserva el servicio, la duración y el precio del momento en que se reservó.