Cómo ofrecer solo las horas que de verdad tienes libres

Una hora que aparece libre y resulta estar ocupada cuesta más a tu cliente que no tener hueco. Lo mismo pasa con una cita que empieza a las 9:30 cuando tú llegas a las 10:00. Casi siempre el problema es que la agenda dice más de lo que tú puedes hacer: el horario no contempla tu pausa, los servicios duran menos de lo que tardas en realidad, o la página ofrece horas que ya tienes ocupadas en tu calendario.

Esta guía es para quien trabaja con cita previa, sea solo o con un equipo pequeño. Al final tendrás cinco ajustes que puedes revisar en una tarde y sabrás cuál resuelve cada problema.

La idea de fondo es simple: tu página de reservas solo debería ofrecer lo que cabe. Lo demás se resuelve antes de que alguien reserve.

Uno · Horario y descansos de cada persona

Empieza por que el horario sea verdad. Piensa en las últimas dos semanas: ¿a qué hora empezaste de verdad el martes?, ¿cuánto duró la comida? Un horario de 9:00 a 20:00 sin pausa ofrece huecos a las 14:00, aunque esa sea tu hora de comer. Pon el horario que cumples, con la pausa incluida, y los días que cierras de verdad.

Las vacaciones y los días fuera van como ausencias, no como un horario que alguien tiene que recordar. Así la página deja de ofrecer esas fechas en cuanto las pones.

Si trabajas con más personas, cada una tiene su propio horario. Un horario general para todo el equipo es la forma más rápida de ofrecer horas que nadie puede cubrir.

En Reserrva: cada profesional tiene su horario semanal, sus descansos y sus ausencias, y la página de reservas los respeta en cuanto los cambias. El horario general lo pones al crear tu página; el de cada persona, en Equipo. Si todavía no lo tienes, la guía para crear tu página de reservas lo recorre paso a paso.

Dos · Duración real y tiempo de limpieza

Un servicio de 30 minutos que en la práctica dura 40 hace que cada hueco se pise con el siguiente. Mide durante una semana cuánto tardas de verdad, desde que el cliente se sienta hasta que se levanta, y usa ese número. Si el desplazamiento es parte del servicio, súmalo a la duración.

Después añade el tiempo de limpieza: los minutos que necesitas tras cada cita para recoger, desinfectar o preparar la siguiente. Es un bloque que va detrás de la cita y que la página no ofrece como hueco. No calcula el viaje: si vas a casa del cliente, ese tiempo tienes que sumarlo tú a la duración.

Dónde atiendes (en tu local, a domicilio o online) lo eliges para el negocio, no para cada servicio. Una buena prueba: reserva tú mismo un servicio desde otro dispositivo y mira si el hueco que te ofrece encaja con lo que de verdad tardas.

En Reserrva: cada servicio tiene su nombre, su duración en minutos, su precio o la marca Gratis y su tiempo de limpieza. Los cambios en el catálogo no reescriben las citas ya reservadas. El nombre, la duración y el precio los pones en el paso 5 de la guía de creación; el tiempo de limpieza, después, en Servicios, dentro de las opciones de cada servicio.

Tres · Antelación mínima

Si alguien reserva a las 10:05 para las 10:15, no te da tiempo a prepararte. Tampoco tienes margen para cambiar el plan del día. Pon una antelación mínima que te deje llegar: lo que necesitas para llegar y preparar cada cita es el mínimo razonable.

La cifra es tuya. Lo importante es que exista una cifra y no un "ya veremos" que cada uno interpreta a su manera. Revísala cada par de meses: si siempre llegas tarde a preparar la primera cita, súbela; si nadie reserva con tanta antelación, bájala.

En Reserrva: la página de reservas calcula los huecos reales con tu horario, tus ausencias, las citas ya reservadas y tu antelación mínima. Las horas que empiezan dentro de la antelación mínima que configuraste no se pueden reservar.

Cuatro · Tu calendario de Google

Muchas horas ocupadas no están en Reserrva: una reunión con un proveedor, la recogida del colegio, una cita con el dentista. Si no aparecen en ninguna agenda, la página te ofrece ese hueco y acabas pidiendo disculpas.

Conecta tu cuenta de Google y la disponibilidad descuenta las horas ocupadas de tu calendario principal. Cada profesional conecta la suya y solo bloquea sus propias horas. Ojo: solo cuenta el calendario principal. Si tienes algo importante en otro calendario, muévelo o bloquéalo en el principal.

Conectar Google es opcional. Sin él, la página usa tu horario, tus ausencias y tus citas ya reservadas. Está explicado en la lista de funciones.

En Reserrva: si el profesional conectó su cuenta de Google, la página de reservas descuenta las horas ocupadas del calendario principal de esa persona. Cada profesional lo conecta desde su propio panel; conectar la cuenta del propietario no conecta a las personas invitadas.

Cinco · Aviso cuando se libera un hueco

Cuando el día está completo, no hay nada que ofrecer, y la tentación es meter a alguien donde no cabe. Mejor no. Algunas personas prefieren esperar a un hueco antes que buscar otra fecha, y una cancelación de último minuto es un hueco que se pierde si nadie lo sabe.

Deja que pidan el aviso. La persona deja su contacto en la página y recibe el aviso si se libera una hora. Así no tienes que llevar una lista de espera en un cuaderno ni acordarte de quién quería qué.

En Reserrva: cuando el día está completo, tu cliente puede pulsar "Avísame si se libera un hueco". Deja su contacto y recibe el aviso si se libera una hora.

• ✓Tu horario general incluye la pausa y los días que de verdad cierras.
• ✓Cada persona del equipo tiene sus ausencias y sus vacaciones puestas.
• ✓Cada servicio tiene la duración que mediste, no la que te gustaría tener.
• ✓Cada servicio tiene su tiempo de limpieza y tu antelación mínima está fijada.
• ✓Tu calendario principal de Google está conectado, para que lo que ya tienes ocupado no se ofrezca.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas horas debería ofrecer al día?

Las que puedes cumplir sin correr. Empieza por tu horario real, quita el margen que no usas y revisa a las dos semanas cuántos huecos se llenaron y cuántos cambios tuviste que hacer.

Si apunto una cita a mano, ¿también se bloquea en la página?

Sí. Las citas manuales ocupan el hueco igual que una reserva online, así que la página no vuelve a ofrecerlo.

¿Un cliente puede reservar el tiempo de limpieza?

No. El tiempo de limpieza va detrás de la cita y la página no lo ofrece como hueco. El viaje a domicilio no entra ahí: súmalo a la duración del servicio.

¿Tengo que conectar Google para usar la agenda?

No. Conectar Google es opcional. Sin él, la página sigue usando tu horario, tus ausencias y tus citas ya reservadas.