Cómo funciona Reserrva en un estudio de tatuajes

En una barbería, casi todo se reserva con precio cerrado: corte, barba, treinta minutos. En un estudio de tatuajes no funciona así. Antes de una sesión hay una idea, unas fotos de referencia, una zona del cuerpo, un tamaño y una conversación sobre el precio. Muchas veces todo eso vive repartido entre mensajes directos de Instagram, audios de WhatsApp y una libreta.

Reserrva ordena ese recorrido en cuatro pasos: solicitud → presupuesto → aceptación → sesión. El cliente cuenta su idea, tú respondes con precio, duración y fecha límite, el cliente acepta y la cita queda en la agenda del artista, con el importe acordado guardado.

Esta guía recorre ese camino desde el lado del estudio. Si lo que buscas es el recorrido de una barbería, con servicios de precio fijo, tienes la guía general de Reserrva.

Las capturas son de un estudio de demostración, Tinta Norte, con artistas y clientes ficticios. Ningún dato pertenece a una persona real. Puedes abrir cada imagen a tamaño completo.

1. Crea el estudio y suma a tus artistas

Empieza por crear tu estudio. Entras con Google o con un enlace que te llega al correo. En el primer paso eliges Estudio de tatuaje en lugar de barbería. Esa elección cambia lo que ves después: las sugerencias de servicios, el vocabulario del panel y la sección Solicitudes, que es la bandeja donde llegan las ideas de tus clientes.

Después indicas la dirección, el horario del estudio y cómo apareces tú: como artista que recibe citas o solo como responsable del local. Si alquilas cabina o trabajas por tu cuenta, un estudio de una sola persona es suficiente.

Los artistas son el equipo

Cada tatuador o tatuadora es un profesional del equipo, con su nombre público, una breve descripción de su estilo y su propio horario. Invítalos desde Equipo: la invitación va por correo o puedes copiar el enlace y mandarlo por WhatsApp. Solo puede aceptarla quien entra con el correo invitado.

La descripción importa más de lo que parece. «Blackwork, geometría y línea fina» ayuda al cliente a elegir artista y a ti a repartir las solicitudes. Si alguien no hace color, dilo ahí.

2. Servicios de precio fijo y pieza a medida

En un estudio conviven dos tipos de trabajo. Hay piezas que puedes cobrar a precio cerrado: un flash pequeño de tu hoja, una consulta de diseño, un retoque. Y está la pieza a medida, que nadie puede presupuestar sin ver la idea.

Reserrva los trata distinto. Un servicio con precio se reserva como en cualquier agenda: el cliente elige artista, día y hora, y listo. Un servicio en modo Presupuesto no tiene precio público y no se reserva directamente: el cliente envía una solicitud y tú presupuestas. En la lista de servicios lo reconoces por la etiqueta solicitud y por la palabra Presupuesto donde iría el importe.

La duración de la pieza a medida es orientativa: sirve para que el servicio aparezca bien en tu página. La duración real de cada trabajo la decides al presupuestar.

Tu página pública

Al terminar el alta tienes un enlace de reservas, del tipo reserrva.app/es/b/tu-estudio. Ponlo en la biografía de Instagram y en tus respuestas de WhatsApp. En esa página el cliente ve a tus artistas, sus descripciones y tus servicios. Los de precio fijo se reservan desde ahí; la pieza a medida aparece marcada como «No se reserva online», con la indicación de que se pide al estudio.

3. Una solicitud trae la idea completa

Una solicitud es la ficha de una idea. Incluye lo que el cliente quiere tatuarse y todo lo que te ayuda a presupuestarlo:

• La idea, en sus palabras.
• Zona del cuerpo y tamaño aproximado.
• Estilo y si la quiere a color o en negro.
• Referencias: fotos de otros tatuajes, bocetos o ilustraciones.
• Presupuesto del cliente, si quiere darlo.
• Artista preferido y franjas en las que podría venir, si las tiene.

Hoy las solicitudes llegan a través de los canales de cliente de Reserrva, como los asistentes de IA conectados que se explican en la sección 8. En tu página web pública la pieza a medida se muestra, pero todavía no tiene un formulario propio: el cliente ve que debe pedirla al estudio. Si alguien te escribe por Instagram, contesta con tu enlace y con lo que necesitas saber para presupuestar.

Todas las solicitudes llegan a Solicitudes, en el menú del panel. La bandeja tiene cuatro pestañas: Nuevas, Presupuestadas, Aceptadas y Cerradas. Cada fila muestra el nombre, la idea en una línea, zona, tamaño, presupuesto, cuánto hace que llegó y una miniatura de la primera referencia. Junto a Solicitudes, el menú lateral muestra cuántas nuevas tienes por responder.

Al abrir una solicitud ves la ficha completa: la idea, una tabla con zona, tamaño, estilo, color, presupuesto, servicio y artista, y las referencias a buen tamaño. Las fotos son privadas: solo las ve el equipo del estudio, a través de enlaces temporales.

Si una idea no encaja con el estudio, Rechazar la cierra y puedes añadir un motivo breve, por ejemplo «No hacemos realismo a color». El cliente recibe un correo con ese motivo.

4. Presupuestar: precio, duración y fecha límite

Pulsa Presupuestar y completa:

1. Artista que hará la pieza.
2. Precio total, en la moneda del estudio.
3. Duración de la sesión, en pasos del intervalo de tu agenda.
4. Nota para el cliente, opcional: qué incluye, cuántas sesiones, cómo venir preparado.
5. Válido durante: siete días por defecto, hasta treinta. Pasado ese plazo, el presupuesto caduca y pasa a Cerradas.

Si tu estudio tiene activados los cobros con Stripe, verás además un campo de señal, la cantidad que el cliente paga al confirmar la cita. Sin cobros activados, ese campo no aparece.

Al enviarlo, el cliente recibe un correo con el precio, la duración, la señal si la hay, la fecha límite y tu nota, y un enlace para aceptarlo. La solicitud pasa a Presupuestadas. Mientras no la acepte, puedes cambiar el presupuesto: el cliente verá siempre la última versión.

Para decidir qué poner en la nota y cómo explicar el precio, tienes una guía aparte sobre cómo hacer un presupuesto de tatuaje.

5. El cliente acepta; la sesión toma forma

El cliente abre el enlace del correo e inicia sesión con el mismo correo con el que pidió el presupuesto. Ve su idea, el precio, la duración, la fecha límite y tu nota, y un solo botón: Aceptar presupuesto.

Al aceptar, la solicitud pasa a Aceptadas en tu bandeja. Ahora falta la hora. Abre la solicitud y pulsa Elegir hora: seleccionas artista y día y ves solo los huecos donde cabe la duración que presupuestaste, sin pisar otras citas. Si el cliente te dio franjas preferidas, el selector empieza por la primera.

Cuando el cliente usa un asistente de IA conectado a Reserrva, puede aceptar y elegir la hora en el mismo paso. Lo verás en la sección 8.

6. La sesión, en la agenda del artista

La cita aparece en la agenda como cualquier otra, en la columna del artista y con la duración presupuestada. El precio y la duración quedan guardados en la cita: si luego cambias la tarifa de la pieza a medida, esta sesión conserva lo acordado.

Al tocarla ves el cliente, la hora con la zona horaria del estudio, el artista, el teléfono y la idea original. La etiqueta desde solicitud te recuerda de dónde viene. Cuando termina la sesión, márcala como completada. Si el cliente no viene, No se presentó. Así la agenda y el historial de cada cliente reflejan lo que pasó de verdad.

7. Señales: con Stripe donde se puede, por transferencia donde no

Pedir señal es habitual en los estudios: el cliente reserva horas de tu agenda y, a menudo, un diseño que prepararás antes. En Reserrva hay dos formas de hacerlo.

Con Stripe Connect. En los planes que lo incluyen, conectas tu cuenta de Stripe desde Ajustes → Cobros. A partir de ahí, el formulario de presupuesto incluye la señal. Cuando el cliente acepta y se crea la cita, esta queda pendiente hasta que paga la señal con tarjeta; entonces se confirma. El dinero va a tu cuenta de Stripe. Reserrva no cobra comisión por cita, y la confirmación solo llega cuando Stripe avisa de que el pago se completó, nunca por el simple hecho de volver de la página de pago.

Por transferencia. Stripe Connect no está disponible en todos los países ni en todos los planes. Si no lo tienes, deja el presupuesto sin señal y acuerda el pago como ya lo haces: transferencia, Bizum, Mercado Pago o efectivo en el estudio. Explícalo en la nota del presupuesto («Para confirmar, transfiere 50 € a…») y confirma la cita cuando lo recibas.

Sea cual sea el método, escribe tu política por adelantado: cuánto pides, si se descuenta del total y qué pasa si el cliente cancela. Tienes ideas para redactarla en la guía sobre la señal para reservar un tatuaje.

8. Lo que ve un asistente de IA de tu estudio

Cada vez más gente pide cosas a ChatGPT o Claude en lugar de buscar en Google. Reserrva tiene un conserje para esos asistentes: un servidor MCP que cualquiera puede conectar a su asistente. Así, alguien puede escribir «busco un estudio de blackwork en Madrid» y recibir una respuesta con datos reales.

Sobre tu estudio, el asistente ve lo mismo que tu página pública: nombre, ciudad y dirección, horario, artistas con sus descripciones, servicios con precio y duración, y cuáles van por presupuesto. Con esa información puede:

• Proponer tu estudio y los próximos huecos libres para los servicios de precio fijo, y reservarlos a nombre del cliente.
• Enviarte una solicitud para una pieza a medida con la idea, zona, tamaño, estilo, color, presupuesto y franjas preferidas. Te llega a la misma bandeja, como cualquier otra.
• Cuando presupuestes, leerle al cliente el precio y la duración y aceptar con una hora concreta. Si pediste señal, la cita queda pendiente hasta que el cliente la paga en Reserrva. Un asistente nunca cobra.

Desde un asistente todavía no se pueden adjuntar fotos. Si una solicitud llega sin referencias, pídelas por WhatsApp desde la ficha antes de presupuestar. El asistente no ve tu panel, tu bandeja ni los datos de otros clientes: actúa siempre como el cliente que lo usa.

9. Antes de compartir el enlace

• ✓El estudio está creado como Estudio de tatuaje, con dirección, horario y zona horaria correctos.
• ✓Cada artista tiene un nombre público reconocible y una descripción de su estilo.
• ✓La pieza a medida está en modo Presupuesto; el flash y las consultas, con precio y duración reales.
• ✓Sabes dónde está la bandeja de Solicitudes y quién del equipo responde cada día.
• ✓Has decidido la validez por defecto de tus presupuestos y qué pones en la nota.
• ✓Tu política de señal está escrita: por Stripe si lo tienes activado, por transferencia si no.
• ✓Has abierto tu página pública en el móvil y se entiende qué se reserva y qué se pide.

Responder rápido es lo que más se nota. Una solicitud que lleva tres días en Nuevas probablemente ya se ha ido a otro estudio. Mira la bandeja cada día, igual que miras los mensajes.

Preguntas frecuentes

¿El cliente necesita una cuenta para pedir presupuesto?

Para pedir un presupuesto y aceptarlo, sí: inicia sesión con su correo, porque la solicitud y el presupuesto son suyos y solo él puede aceptarlos. Para reservar un servicio de precio fijo no necesita cuenta.

¿Puedo cambiar un presupuesto ya enviado?

Sí, mientras el cliente no lo haya aceptado. Desde Presupuestadas, abre la solicitud y pulsa Cambiar presupuesto. El cliente verá la versión nueva.

¿Qué pasa cuando caduca un presupuesto?

Pasa a Cerradas y el cliente ya no puede aceptarlo. Si sigue interesado, puede enviar otra solicitud o puedes presupuestarla de nuevo.

¿Tengo que usar Stripe para cobrar señales?

No. Si no tienes Stripe Connect, envía el presupuesto sin señal y acuerda el pago por transferencia u otro medio, y explícalo en la nota.

¿Cada artista ve todas las solicitudes?

Los propietarios y responsables ven y gestionan toda la bandeja. Cada artista trabaja con las solicitudes que tiene asignadas, según los permisos del equipo.