Reuniones de 15 minutos: cómo recortar las tuyas

Abre tu calendario y cuenta las reuniones que duran 30 minutos o una hora exactos. Seguramente son casi todas, y nadie calculó que esas conversaciones necesitaran ese tiempo: es lo que el calendario pone solo cuando creas un evento.

Gary Vaynerchuk lleva años repitiendo lo mismo en sus redes: "30 minute meetings are really 15 and one hour meetings are really 30". Es decir, las de media hora son de quince y las de una hora, de treinta. También dice que le encantan las reuniones de 7 minutos que estaban reservadas para 30. Exagera, pero la idea aguanta.

En una encuesta analizada por Steven Rogelberg, profesor de la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte, más de 600 empleados de oficina dijeron que más de cinco de sus 17 reuniones semanales sobraban. Son casi una de cada tres, aunque la muestra tenía mucho perfil directivo. Advisory Board, a partir de un artículo de The Wall Street Journal, recoge otro caso: una organización pasó tres reuniones diarias de una hora a 15 minutos cada una y calculó un ahorro de 4.200 horas al año.

Por qué la reunión llena todo el hueco

En 1955 Cyril Northcote Parkinson escribió en The Economist un ensayo satírico con una idea que todavía se cita: el trabajo se expande hasta ocupar el tiempo disponible. Vaynerchuk lo resume así: "If you give them 30 minutes they'll take 30". Dales 15 y usarán 15.

Piensa en los primeros cinco minutos de una llamada de media hora. A menudo se van en preguntar por el fin de semana y en esperar a quien entra tarde. Con 15 minutos en la invitación queda menos sitio para eso.

Siete pasos para bajar a 15 minutos

1. Cambia la duración por defecto. Outlook permite acortar las reuniones de forma automática, y en Google Calendar también puedes bajar la duración predeterminada de los eventos. Con 15 minutos de partida, una reunión más larga pasa a ser una decisión que alguien toma.

2. Escribe el resultado en la invitación. Una frase basta: "Salimos con el precio decidido". Si no se te ocurre esa frase, a lo mejor lo que necesitas es un mensaje.

3. Lleva un solo tema. El ejemplo de Advisory Board: revisar una parte del presupuesto en lugar de la hoja entera. Lo que no quepa va a otra reunión, o a ninguna.

4. Manda el contexto antes. Leer un documento en voz alta delante de seis personas es una forma cara de perder la mañana. Envíalo el día anterior y empieza la reunión dando por hecho que lo han leído.

5. Invita a quien tiene que decidir o hacer algo. Los demás pueden leer las notas.

6. Aparca lo que se desvía. La consultora Angela Druckman usa la expresión "parking lot": apuntas el tema que ha salido y lo tratas en otro momento con quien corresponda. Una libreta compartida sirve.

7. Cierra con quién hace qué y para cuándo. Dicho esto, se acabó, aunque estén en el minuto 9.

Qué reuniones no deberías recortar

Una conversación difícil con un cliente, una sesión creativa o un primer encuentro con alguien que vas a tratar durante años pueden necesitar la hora entera. Hasta Vaynerchuk cuenta que tiene una reunión de una hora cada jueves para revisar la semana con su equipo.

Pregúntate si esta reunión necesita esa duración o si la heredó del calendario. Si vendes tu tiempo, hay un caso aparte: una llamada de descubrimiento de 15 minutos tiene sus propias reglas, porque ahí se decide si habrá trabajo.

Cuidado con encadenar llamadas

Si conviertes una reunión de una hora en cuatro de 15 seguidas, puedes acabar peor que antes.

Microsoft midió la actividad cerebral de 14 personas con gorros de EEG durante cuatro videollamadas de media hora. Sin pausas, la señal asociada al estrés subía de una reunión a otra. Con pausas de diez minutos para meditar con Headspace entre llamadas, se mantenía estable. Es un estudio pequeño, de 2021, y probó la meditación, no cualquier pausa, así que tómalo como una pista. Cuando el día venga cargado, deja un margen entre llamadas.

Agruparlas sí tiene sentido. Según Advisory Board, la redactora Ashley Laabs concentra sus reuniones cortas en la hora previa a la comida. Así le queda el resto del día para trabajar y una razón para terminar a tiempo.

• ✓Baja la duración por defecto de tu calendario
• ✓Elige las tres reuniones más repetitivas de tu semana
• ✓Escribe el resultado esperado en cada invitación
• ✓Reduce la lista de invitados
• ✓Reparte el tiempo ganado entre pausas y trabajo real

Haz la prueba esta semana

Toma esas tres reuniones y córtalas por la mitad durante dos semanas. Si algo queda sin resolver, lo vas a notar, y puedes devolverles diez minutos. Quizá descubras además que buena parte del tiempo se iba en acordar la hora por correo. Para eso ayuda tener una forma de recibir reservas sin cruzar mensajes.

Si necesitas convencer a tu jefe o a tu socio, haz la cuenta de cuánto cuesta una reunión. Una cifra te da algo concreto de lo que hablar.

Preguntas frecuentes

¿Se puede decidir algo importante en 15 minutos?

Sí, si la gente llega con el contexto leído y las opciones claras. Lo que suele llevar tiempo es explicar el problema, y eso puede ir por escrito antes de la reunión.

¿Qué hago si la otra persona se pasa de tiempo?

Avisa cuando falten cinco minutos y pregunta qué falta por cerrar. Si queda algo grande, proponle tratarlo aparte y apúntalo delante de esa persona para que vea que no se pierde.

¿Y si la reunión la convoca otra persona?

Pregunta qué resultado se espera y qué puedes leer antes. Esas dos preguntas pueden acortar la reunión, o sacarte de ella.