Cómo organizar la agenda de un centro de estética

Un facial de una hora no es una depilación de media hora, y una agenda que los trata igual se rompe antes de mediodía. En un centro con una o dos cabinas, la libreta acaba con huecos de cuarenta y cinco minutos que nadie puede usar, un masaje que se alarga y un mensaje que pregunta si hay sitio el jueves a las cinco, sin que nadie sepa qué le toca al resto del equipo.

Esta guía es para quien dirige un centro pequeño, con uno o dos equipos de tratamiento. Al terminar tendrás cinco movimientos: tratamientos con su duración real y su tiempo de preparación, una agenda común con el horario y los días libres de cada persona, una página que solo ofrece huecos de verdad, un límite de cancelación que encaje con los tratamientos largos y un estado para cada cita.

1 · Tratamientos con su duración real

Un tratamiento largo ocupa su hora completa, y no siempre termina cuando debería. Antes de meterlo en la agenda, mide cuánto tarda de verdad. El catálogo de centros de estética arranca con cinco servicios de referencia: limpieza facial de 60 minutos, masaje de 60, depilación de 30, manicura de 45 y pedicura de 60. Ajústalos a lo que haces tú, con el tiempo que te lleva a ti.

Después está la cabina. Entre dos tratamientos hay que retirar el material, preparar la camilla y dejar lista la siguiente sesión. Ese tiempo de preparación va detrás de cada cita: no se suma a la duración que ve la clienta, pero la agenda no lo ofrece como hueco. Ese tiempo queda reservado para preparar la cabina.

En Reserrva: el catálogo de servicios guarda la duración, el precio (o «Gratis») de cada tratamiento. Su tiempo de limpieza se configura dentro de las opciones de cada servicio, en Servicios. La página de reservas muestra el nombre, la duración y el precio. Cambiar un servicio no reescribe las citas pasadas. Si todavía no tienes la página montada, la guía de alta te lleva por el paso de servicios.

2 · Una agenda para todo el equipo

Una agenda por persona parece ordenada hasta que necesitas ver la tarde entera. Pon al equipo en una sola vista. Las citas del centro se reparten en carriles cuando se solapan, cada una con las iniciales de quien la atiende, y el día se lee de arriba abajo: ves de un vistazo dónde hay huecos y dónde se cruzan las cosas.

Cada persona tiene además su propio horario. La que abre a las nueve y la que trabaja los sábados no tienen el mismo turno, y las vacaciones de una no deberían bloquear a las demás. Antes de que empiece la semana, carga los descansos y las ausencias de cada persona: un día libre sin cargar es un hueco que alguien puede reservar.

En Reserrva: la agenda del equipo muestra el día en una línea de tiempo común, con las citas en carriles cuando se solapan y las iniciales de cada profesional, y tiene vista de semana. El propietario y los administradores ven el conjunto; cada profesional ve su propia agenda. Cada persona tiene su horario semanal, sus descansos y sus ausencias, y la página de reservas los respeta al momento.

3 · Solo huecos reales

Quien reserva online no debería encontrarse con una hora que ya no existe. La página solo debe ofrecer horas en las que la persona puede atender de verdad. Eso significa descontar el horario de cada profesional, sus ausencias, las citas ya reservadas y el tiempo de preparación que va detrás de cada una.

Hay una regla más: la antelación mínima. Las horas dentro del margen que configures no se pueden reservar. Ese valor lo decides tú según lo que tarda preparar un tratamiento. Y una hora ya reservada puede seguir visible, tachada, pero no se puede reservar otra vez.

Ojo con el hueco vacío: un espacio libre entre dos citas sigue siendo reservable. Si quieres protegerlo, usa el tiempo de preparación o un descanso en la agenda de la persona. Por defecto, los huecos de centros de estética van de 15 en 15 minutos, y un tratamiento más corto se ofrece más a menudo.

En Reserrva: la página de reservas pide tratamiento, profesional, día y hora, y ofrece cualquiera disponible: una hora libre sin elegir antes persona. Los huecos salen del horario, las ausencias, las citas reservadas, la antelación mínima y el tiempo de limpieza. La antelación mínima se configura en Ajustes → Reservas.

4 · Cancelación que encaje con lo largo

La cancelación tiene que caber en el tratamiento más largo de tu carta. Un límite que sirve para una depilación de 30 minutos puede ser corto para un tratamiento de 60 con preparación. Pregúntate cuánto tiempo necesitas para preparar la cabina y reorganizar el día cuando alguien no viene, y fija el límite a partir de ahí.

Quien reserva cancela desde el enlace de su confirmación, y solo puede hacerlo antes de ese límite. No hay un botón para cambiar la hora: para moverse, la persona reserva otra vez. Así la agenda siempre refleja la cita que existe.

En Reserrva: el límite de cancelación se fija en Ajustes → Reservas, y la clienta cancela desde el enlace de su confirmación, antes de ese límite. Reserva tú mismo un tratamiento de prueba y comprueba cómo se ve ese enlace.

5 · Estado de cada cita

Las citas pasan a completadas automáticamente cuando termina el tiempo reservado, incluido el margen de limpieza. Las canceladas, las no presentadas y las que esperan una señal conservan su estado. Revisa las excepciones: si alguien no vino, marca la ausencia. Si la cita ya se completó automáticamente, pulsa Volver a confirmada y después pulsa No se presentó o cancélala. Puedes corregir una completada automáticamente incluso otro día, salvo que el cliente ya haya dejado una reseña.

En Reserrva: Las citas se completan automáticamente al terminar el tiempo reservado; registra las ausencias y cancelaciones para que las estadísticas reflejen lo ocurrido. Las estadísticas del negocio se calculan sobre esos estados.

Si quieres empezar por lo que más pesa, empieza por el 1 y el 3: tratamientos con su tiempo real y una página que no ofrece huecos falsos. El 2, el 4 y el 5 ordenan el resto de la semana. La lista completa de lo que hace Reserrva está en funciones, y si quieres ver cómo encaja todo, lee cómo funciona Reserrva.

• ✓Cada tratamiento tiene su duración real y su tiempo de limpieza en Servicios.
• ✓Cada profesional tiene su horario semanal, sus descansos y sus ausencias cargados.
• ✓La antelación mínima y el límite de cancelación están fijados en Ajustes → Reservas.
• ✓Has reservado un tratamiento de prueba y has visto el enlace de la confirmación.
• ✓Las citas se completan automáticamente; las ausencias y cancelaciones se registran o corrigen.

Preguntas frecuentes

¿Un cliente puede reservar sin elegir profesional?

Sí. Con «cualquiera disponible» elige una hora libre sin elegir antes a la persona que le atiende.

Si cambio el precio de un tratamiento, ¿cambian las citas ya reservadas?

No. Los cambios del catálogo no reescriben las citas pasadas.

¿Un cliente puede cambiar la hora desde su confirmación?

No hay botón para cambiar la hora. Cancela desde el enlace antes del límite y vuelve a reservar la hora que le viene bien.