Cómo organizar la agenda de un salón de uñas

En un salón de uñas, una manicura no ocupa lo mismo que un set de gel con retirada y uno nuevo. Si la libreta trata todas las citas igual, la mañana parece libre cuando no lo está, y a las seis se cruzan dos servicios largos. Mientras tanto suena el teléfono, entra alguien por la puerta y una clienta pregunta por la misma persona de siempre.

Esta guía es para quien lleva el salón. Al terminar tendrás cinco movimientos: servicios con su tiempo real y un margen para limpiar, una agenda común donde cada profesional tiene sus horas, clientes que eligen profesional o cualquiera disponible, citas de mostrador en el mismo hueco que las reservas online y un aviso para cuando el día esté completo.

1 · Servicios con su tiempo real

Un set de gel no es una manicura. Si todos los servicios ocupan el mismo hueco, la agenda parece llena cuando no lo está, o se rompe a mediodía cuando un servicio largo cae encima de dos cortos. El catálogo de uñas arranca con tres duraciones de referencia: 45, 60 y 75 minutos, con nombres de ejemplo como manicura, pedicura y uñas de gel. Ajústalas a lo que tardas tú de verdad.

Añade también el tiempo de limpieza de cada servicio: el margen para recoger la mesa de trabajo y preparar el sitio para la siguiente persona. Ese margen va detrás de cada cita. No se suma a la duración que ve el cliente, pero la página no ofrece ese hueco. Ese tiempo queda reservado para preparar la mesa.

En Reserrva: el catálogo de servicios guarda la duración, el precio (o «Gratis») y el tiempo de limpieza de cada servicio. La limpieza se configura en Servicios, dentro de las opciones de cada uno. La página de reservas muestra el nombre, la duración y el precio, y cambiar un servicio no reescribe las citas pasadas. Si todavía no has montado la página, la guía de alta te lleva por ese paso.

2 · Una agenda para todo el salón

Una agenda por persona parece ordenada hasta que necesitas ver el sábado entero. Pon a todo el equipo en una sola vista. Las citas que se solapan se reparten en carriles, cada una con las iniciales de su profesional, y el día se lee de arriba abajo: ves de un vistazo dónde hay huecos y dónde se cruzan.

Cada persona tiene además su propio horario. Quien abre a las nueve no hace el mismo turno que quien cierra, y las vacaciones de una persona no deberían bloquear al resto. Antes de empezar la semana, carga los descansos y las ausencias de cada una: un día libre sin cargar es un hueco que alguien puede reservar.

En Reserrva: la agenda del equipo muestra el día en una sola línea de tiempo, con las citas de todo el equipo en carriles cuando se solapan y las iniciales de cada profesional, y tiene vista de semana. La vista del equipo es para quien administra el salón; cada profesional ve su propia agenda. Cada persona tiene su horario y sus ausencias: horario semanal, descansos y vacaciones. La página de reservas los respeta al momento.

3 · Que el cliente elija profesional o cualquiera

Hay clientes que vuelven siempre con la misma persona y quieren reservar con ella. Déjales hacerlo. Otros solo quieren la hora que les viene bien. Para ellos, «cualquiera disponible» permite elegir una hora libre sin escoger antes profesional. Así se evita el mensaje de ida y vuelta: «¿con quién puedo ir?».

Cada profesional puede tener además su propio enlace. Ponlo en su perfil de Instagram o envíalo a sus clientes de siempre, y reservan directamente con esa persona. La página solo ofrece huecos reales: el horario y las ausencias de cada profesional, las citas ya reservadas, la antelación mínima que hayas configurado y el tiempo de limpieza.

En Reserrva: la página de reservas pide servicio, profesional, día y hora, y ofrece cualquiera disponible: una hora libre sin elegir antes profesional. Cada persona del equipo tiene un enlace por profesional, con la forma reserrva.app/es/con/tu-usuario, que lleva a su página para reservar con ella. Para dejarlo listo, sigue la guía de alta.

4 · Citas de mostrador en la misma agenda

Quien llama o entra por la puerta también quiere una hora. Si su cita vive en un papel, el hueco parece libre y acabas dándoselo a otra persona. Apúntala en la agenda en el momento, en el mismo hueco que vería un cliente online. La agenda tiene entonces una sola versión de la verdad, y la página de reservas deja de ofrecer ese hueco.

Las citas pasan a completadas automáticamente cuando termina el tiempo reservado, incluido el margen de limpieza. Las canceladas, las no presentadas y las que esperan una señal conservan su estado. Revisa las excepciones: si alguien no vino, marca la ausencia. Si la cita ya se completó automáticamente, pulsa Volver a confirmada y después pulsa No se presentó o cancélala. Puedes corregir una completada automáticamente incluso otro día, salvo que el cliente ya haya dejado una reseña.

En Reserrva: las citas manuales desde el panel ocupan el hueco igual que una reserva online. Una restricción en la base de datos rechaza dos citas del mismo profesional a la misma hora, vengan de donde vengan. Las citas se completan automáticamente al terminar el tiempo reservado; registra las ausencias y cancelaciones para que las estadísticas reflejen lo ocurrido. Haz la prueba: apunta ahora una cita de mostrador y comprueba que esa hora ya no se puede reservar desde tu página.

5 · Aviso si se libera un hueco

Cuando el día está completo, quien busca hora suele irse a otro salón. Para no perderle, deja que pida un aviso. La persona deja su contacto y recibe el aviso si se libera una hora. Así no tiene que volver a mirar la página cada rato, y el hueco que queda libre tiene la oportunidad de volver a ocuparse.

En Reserrva: el aviso si se libera un hueco aparece cuando el día está completo. Tu cliente deja su contacto y recibe el aviso si se libera una hora.

Si el salón va a ciegas, empieza por el 1 y el 4: servicios con su tiempo real y citas de mostrador dentro de la agenda. El 2, el 3 y el 5 ordenan el resto de la semana. La lista completa de lo que hace Reserrva está en funciones, y si quieres ver cómo encaja todo, lee cómo funciona Reserrva.

• ✓Cada servicio tiene su duración real y su tiempo de limpieza.
• ✓Cada profesional tiene su horario semanal, sus descansos y sus vacaciones cargados.
• ✓Cada profesional tiene su enlace, y sabes a qué clientes se lo das.
• ✓Las citas de mostrador de hoy están en la agenda antes de cerrar el salón.
• ✓Las citas se completan automáticamente; las ausencias y cancelaciones se registran o corrigen.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si dos personas intentan reservar el mismo hueco a la vez?

La base de datos acepta una de las citas y rechaza la otra para ese profesional a esa hora, venga de la página o del panel. Dos citas del mismo profesional no se solapan.

¿Un cliente puede reservar sin elegir profesional?

Sí. Con «cualquiera disponible» elige una hora libre sin escoger antes profesional.

Si cambio el precio o la duración de un servicio, ¿cambian las citas ya reservadas?

No. Los cambios del catálogo no reescriben las citas pasadas, porque el nombre, la duración y el precio se copian al reservar.